WellProTax · Entrenamiento
De tu primer cliente
al archivo
El manual que te enseña a operar WellProTax de principio a fin, con un cliente real.
WellProTax · Panel administrativo
Entrenamiento en español
Bienvenida
Antes de empezar: qué es WellProTax
WellProTax es tu oficina de taxes en el teléfono. No prepara los taxes por ti — eso lo haces tú en Drake. Lo que hace es todo lo demás: organiza a tus clientes, recoge sus documentos, les hace las preguntas, recoge sus firmas y te deja el expediente listo para que prepares la declaración.
El programa tiene dos caras:
- El panel administrativo — esto que vas a aprender. Es donde TÚ trabajas.
- El portal del cliente — donde el cliente sube documentos, responde el cuestionario y firma. Tú no haces eso por él; el programa se lo pide solo.
Y tiene una lógica simple que debes grabarte:
Cliente → Años fiscales (un expediente por año) → Documentos, Cuestionario, Firmas
Un cliente puede tener varios años (2025, 2026...), pero cada año es un expediente separado, con sus propios documentos, su cuestionario y sus firmas. Cuando abras la ficha de un cliente, siempre pregúntate: ¿en qué año estoy trabajando?
La idea central
Tú no persigues papeles. El programa persigue los papeles por ti: le manda el acceso al cliente, le pide los documentos, le recuerda lo que falta. Tu trabajo es
revisar, decidir y cerrar. Este manual te enseña exactamente ese flujo, con una cliente real:
María Pérez.
Módulo 1
Llega tu primer cliente
Son las 9 de la mañana. Te escribe María Pérez por WhatsApp: "Hola, me dijeron que usted hace taxes, ¿me puede ayudar con los míos?" Esto es lo que haces, paso a paso.
Paso 1 — Crea al cliente (30 segundos)
Haz esto
Entra al panel y ve a
Inicio. Arriba a la derecha hay un botón azul que dice
Nuevo cliente. Tócalo, escribe el nombre —
solo el nombre — y guarda. Ya está. El cliente existe.
No necesitas más datos para crearlo. El teléfono, la dirección, el Seguro Social: todo eso lo pone el cliente después, o lo agregas tú cuando lo tengas. La regla es: crea primero, completa después. Así nunca pierdes a alguien por "falta de datos".
Paso 2 — Dale su acceso (su llave al portal)
Haz esto
Abre la ficha de María (
Clientes → María Pérez). Arriba verás tres pestañas:
Ficha,
Años fiscales y
Acceso del cliente. Entra a
Acceso del cliente y toca
Generar link + PIN.
El programa crea un enlace privado y un PIN (los últimos 4 dígitos de su teléfono). Ese enlace se muestra una sola vez — cópialo en ese momento. Después toca Enviar por WhatsApp: se abre el chat con María y el mensaje ya viene escrito con su link y su PIN. Solo lo envías.
Cuidado con esto
Si cierras la pantalla sin copiar el enlace, tendrás que
revocar y regenerar el acceso. No es grave, pero evita el paso extra: copia el link en el momento.
Paso 3 — Qué hace María (y qué NO haces tú)
María abre su enlace, pone su PIN y entra a su portal. Ahí el programa la guía sola:
- Sube sus documentos uno por uno (su licencia, su W-2...).
- Responde el cuestionario (estado civil, ingresos, dependientes...).
- Firma los 3 documentos cuando todo esté listo.
Tú no subes sus documentos por ella, no respondes sus preguntas, no firmas por ella. Tu trabajo empieza cuando ella termina el suyo — y el programa te avisa.
El truco
Después de enviarle el acceso, crea su expediente del año de una vez (lo verás en el Módulo 2). Así cuando María suba su primer documento, ya hay un expediente esperándolo. Si no hay expediente del año, sus archivos no tienen dónde caer.
Módulo 2
El expediente: documentos y lo que falta
Dos días después, María te escribe: "Ya subí mi W-2, ¿qué más necesita?" Vas a ver exactamente dónde está parada.
Paso 1 — Entra al expediente del año en curso
Haz esto
Clientes → María Pérez → pestaña Años fiscales → toca 2026. Si el año no existe, tócalo en
Nuevo año fiscal y créalo. Todo lo que sigue ocurre
dentro de ese expediente.
Arriba verás Expediente 2026 con el estatus (Pendiente de documentos, En revisión, Listo, Archivado) y los días que faltan para el deadline. Debajo, la barra de herramientas con 6 botones — no te los aprendas de memoria; úsalos cuando los necesites:
- Wellstimate — estima los taxes con lo que hay hasta ahora.
- Hoja resumen — resumen imprimible del expediente.
- ¿Dónde está mi reembolso? — anotas el estatus del IRS; María lo ve en su portal.
- WhatsApp — le escribe a María con la lista exacta de lo que le falta. Este botón es oro: el programa revisa qué documentos no tienen ✓ y los pone en el mensaje solo.
- Editar expediente — cambia estatus, fee, deadline.
- Generar PDF del file — el expediente completo en PDF.
Paso 2 — Lee la lista de documentos como un semáforo
Haz esto
Entra a la pestaña
Documentos. Verás dos grupos:
Documentos personales (licencia, Seguro Social) y
Formularios de taxes (W-2, 1099...). Cada documento es una tarjeta con un círculo:
verde con ✓ si ya se recibió,
vacío si falta.
De un vistazo sabes dónde está María: lo verde ya llegó, lo vacío es lo que le falta. Esa es la respuesta a "¿qué me falta?" — mírala aquí antes de escribirle.
Paso 3 — Sube un documento tú mismo
A veces el cliente te manda el W-2 por WhatsApp en vez de subirlo. No hay problema: cada tarjeta de documento tiene su propio botón Subir. Tócalo, elige el archivo, y cae directo en ese documento con tu nombre como quien lo subió.
Debajo de cada archivo verás cuatro opciones:
- Ver — lo abres sin descargarlo.
- Descargar — lo bajas a tu teléfono o computadora.
- Extraer datos — la IA lee el documento y te muestra los datos (empleador, salarios, retenciones). Puedes aplicarlos al perfil del cliente con un toque.
- El basurero — lo borra (te pide confirmación).
El truco
Extraer datos en el W-2 te ahorra escribir los números a mano — y esos números son los que después usas en Drake. Si es un PDF escaneado y la IA no puede leerlo, súbelo como foto: la IA lee fotos, no PDFs escaneados.
Cuidado con esto
El portal del cliente
solo acepta fotos (JPG/PNG), no PDFs. Si María te dice que "no la deja subir", casi seguro está intentando un PDF. Tú en el admin sí puedes subir PDFs.
Módulo 3
El cuestionario: dónde ves y editas las respuestas
María ya subió todo. Ahora necesitas saber su historia: ¿casada? ¿hijos? ¿trabajó por su cuenta? Eso está en el cuestionario.
Paso 1 — Lee las respuestas por sección
Haz esto
En el expediente, entra a la pestaña
Cuestionario. Si María ya respondió, verás sus respuestas organizadas por sección: datos personales, ingresos, etc. Cada pregunta con su respuesta al lado.
Si aún no lo ha llenado, verás un botón Llenar cuestionario — eso es para cuando el cliente está contigo en persona o por teléfono y tú lo llenas por él.
Paso 2 — Edita lo que esté mal
Haz esto
¿María puso "soltera" pero está casada? Toca
Editar respuestas, corrige el campo y guarda. Aquí es donde editas las preguntas del cliente —
nunca le pidas que borre y empiece de nuevo; lo corriges tú en segundos.
Paso 3 — Genera el Form 8867 y estima
Con el cuestionario completo tienes dos herramientas:
- Generar Form 8867 — el formulario de due diligence del IRS, lleno con las respuestas. Lo imprimes y lo guardas en tu archivo.
- Wellstimate (en la barra de herramientas) — estima el refund o lo que debe, paso a paso, con los W-2 extraídos y las respuestas. Úsalo para darle a María un estimado antes de preparar en Drake.
El truco
Revisa el cuestionario
antes de generar el 8867. El 8867 sale de las respuestas — si hay un error en el cuestionario, sale mal en el 8867. El orden correcto siempre es: documentos → cuestionario → 8867 → Drake.
Módulo 4
Firmas, pago y cierre del expediente
Ya preparaste los taxes de María en Drake. Ahora hay que firmar, cobrar y archivar.
Paso 1 — Las 3 firmas
Haz esto
En el expediente, entra a la pestaña
Firmas. Verás los 3 documentos:
Carta de servicios,
Declaración de veracidad y
Confirmación de due diligence. Cada uno dice si está firmado o pendiente.
María firma desde su portal — dibujando o escribiendo su nombre. Cuando firma, el documento desaparece de su pantalla y aparece firmado en la tuya. Así sabes que terminó.
Si una firma "no se va" de la pantalla del cliente
Dile que
recargue la página. El 99% de las veces es eso: la firma sí se guardó, pero su pantalla no se actualizó. Después de recargar, el documento firmado ya no le aparece.
Paso 2 — Cobra y registra el pago
Haz esto
En la pestaña
Pagos verás el fee, lo pagado y el balance. Toca
Guardar pago, pon el monto y el método, y listo. El balance se actualiza solo.
El fee nunca lo ve el cliente en su portal — solo tú lo ves aquí. Así lo decidiste y así se queda.
Paso 3 — Cambia el estatus y archiva
El estatus cuenta la historia del expediente:
- Pendiente de documentos — esperando a María.
- En revisión — ya tienes todo, lo estás trabajando.
- Listo — preparado y firmado.
- Archivado — pagado y cerrado. Fin de la historia.
Cámbialo arriba del expediente con el selector de estatus. Cuando marques Listo, el programa te muestra una lista de verificación final — respóndela con calma, es tu última revisión antes de cerrar.
El truco
Antes de archivar, toca
Generar PDF del file: te llevas el expediente completo (documentos, cuestionario, firmas) en un solo PDF. Es tu respaldo y tu prueba de due diligence.
Módulo 5
Tu día a día en temporada
Ya sabes llevar un cliente de principio a fin. Ahora, la rutina que repites cada día de temporada.
La mañana: 5 minutos en el panel
Abre Inicio. Las tarjetas te dicen todo: cuántos clientes, cuántos pendientes, cuántos en revisión, cuántos listos. Debajo están los documentos faltantes — la lista de quién debe qué. Ese es tu plan del día.
Los dos botones de recordatorios (no son lo mismo)
- Ejecutar recordatorios automáticos — sí envía: manda email y WhatsApp de verdad a los clientes con documentos o firmas pendientes. Es el mismo que corre solo cada mañana.
- Marcar para recordar — no envía nada: solo anota en la base de datos a quién le toca recordar, para que el automático lo agarre después.
Enero: el recordatorio anual
Cada enero, toca Recordatorio anual: te lista los clientes del año pasado que no han vuelto, cada uno con su botón de WhatsApp. Es tu campaña de "bienvenida de vuelta" con un toque por cliente.
Leads: del interesado al cliente
Comparte wellprotax.com/lead. Quien lo llena cae en la pestaña Leads. Cuando te escribe, toca Convertir a cliente: lo crea como cliente y le abre su expediente del año en un solo paso. Después le envías su acceso (Módulo 1, paso 2).
Citas
En Citas agendas con fecha y hora. El cliente no reserva solo — tú creas la cita. Él la ve en su portal.
Cierre
Ya sabes operar WellProTax
Si puedes hacer todo esto sin mirar el manual, estás listo para la temporada:
- Crear un cliente con solo el nombre.
- Generarle su link + PIN y enviárselo por WhatsApp.
- Crear su expediente del año.
- Entrar al expediente y leer qué documentos faltan de un vistazo.
- Subir un documento tú mismo y extraer sus datos con IA.
- Usar el botón WhatsApp que escribe solo lo que falta.
- Leer y editar las respuestas del cuestionario.
- Generar el Form 8867.
- Ver el estado de las 3 firmas y registrar un pago.
- Cambiar el estatus hasta archivar el expediente.
- Generar el PDF del file antes de archivar.
- Convertir un lead en cliente.
- Correr el recordatorio anual en enero.
Este manual se escribió para que cualquier persona — sin saber nada del programa — pueda operarlo de principio a fin. Si algo no quedó claro, esa es la parte que hay que mejorar, no el lector.
WellProTax · Entrenamiento del panel administrativo